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withコロナ『バックオフィスはどのように業務をしていく?』

INDEX

(1)影響でバックオフィスはリモートできるのか?出社は必須なのか?

(2)出社はどうしている?

(3)押印関連はどうしている?

COVID-19(新型コロナウイルス感染症)が世界各国に広がり、バックオフィスはその中でも「在宅勤務やテレワークを導入したくても、業務の特性上できない」という声も聞きます。

しかし、今回のように緊急性を伴う場合、「在宅勤務に切り替えたくてもどうすれば良いかわからない」「実施したくても自宅のネット環境など」様々な課題が残っている職場も数多く残っていると思うので、私が実際に導入してよかったツールや、セキュリティについて、お伝えします!

(1)COVIDの影響でバックオフィスはリモートできるのか?出社は必須なのか?

まず、感染拡大を防ぐためにも、テレワークや時差出勤といった取り組みが進んでいる中で、「働く人の健康と安全を守る」ことは企業の義務でもあります。

どの会社でも主に「slack」「chatwork」「zoom」「Google Meet」など様々なツールを使ってコミュニケーションをとっていると思います。

しかし、先ほどあげたツールはあくまでもコミュニケーションはとれますが、経理業務は今まで会社に出勤をして、毎日のように大量の申請書や請求書が届き、そのたびに押印リレーや、複数回のチェックなどが発生していたかと思います。

また、給与計算業務に関しても、毎月の勤怠管理の集計、経費の確認など給与明細の配付など手間のかかる作業が多く、そうした日常業務を振り返り「テレワークしたくてもオフィスにいないとできない業務が多すぎる」と悩んでいる方も現状まだいると思います。

私が複数の企業で肌で感じて、使い勝手がよかったものを紹介します。

Money Forwardクラウド

経理や人事労務における、面倒な作業を効率化する統合ソリューションになっています。

<経理業務>

クラウド型請求書を使えば、誰でも・どこにいてもスピーディーかつスマートに請求書を作成・管理することができ、業務効率をあげてくれるので、

今回のCOVID-19(新型コロナウイルス感染症)の影響もなく、自宅などでも作業ができます。

請求書発行が多い企業は、郵送の準備、郵送の手配など手間がかかっていたのが、ボタン一つで、「メール・郵送」が可能です。

<給与計算>

給与計算を自動化になっており、年末調整や社会保険事務も非常に簡単にできるようになってます。

<マイナンバー管理>

人事労務観点で言えば、マイナンバーを安全に収集・管理することも可能です。

この、Money Forwardクラウドを一つ使うことによって、全て会計とも連動されるので、非常に便利なツールです!


(2)出社はどうしている?

「電車の密・社内での密」が一番不安を感じている人も多いと思います。

現在私がお仕事させて頂いているGO RIDEでは、毎週水曜日の出社と、第一、第三金曜日出社をし、他の曜日は全て自宅で作業をしております。

原則9時出勤ですが、電車の密を避けるためにも、自宅で作業し、時差式出勤をしております。

時差で出勤することによって少しでも自分の身を守ることができるので、気持ちよく出勤できています!

他社では、密を避けるにも曜日を分けて出社したり、半径1.5m斜めで座ったりしております。

ちなみに、GO RIDEは、WeWorkなので自分が好きなエリアで作業できるので、すごくのびのび作業できてます!

(3)押印関連はどうしている?

6割以上が押印のためにやむなく出社をしているようです。

リモートワークを推進・継続したいけれど、特に法務、総務経理担当者は、「書類・はんこ文化がまだ残っている」という課題を抱えている人も多いのではないでしょうか?

会社で日々、頻繁に取り扱う書類といったら「請求書」「見積書」「領収書」「請書」「契約書」が主に押印必要な書類だと思います。

「モビリティ」という観点で考えると、リモート推進だからといって、例えば経理担当者が一か月分の膨大な請求書や領収書を家に持ち帰って仕事をする、というのはとても非現実的だと思います。

機密性の高い書類は社内規定で、所定の鍵付きロッカーにファイリングして保管するルールになっている会社が多いはずです。それを経理担当者が街中を持ち歩いて、自宅へ持って帰るといったようなことは、紛失・情報漏洩という多大なリスクを伴います。

「書類」「はんこ」文化によって現状、テレワークが阻害されている、という会社では、まだまだこのような実態が当てはまるのではないでしょうか。

その中で、GO RIDEで取り組んでいるのは、Agreeの電子署名を使用してます!

契約書に関する業務も、電子契約で行い、書類への押印省略など、電子決済を段階的に導入をすることにより、わざわざ出社せずオンライン上で契約することも可能かつ、オンライン上で契約書を管理することによって、紛失のリスクもなくなったりました。

いかがでしたでしょうか?

総務、経理でもだんだんリモートができるようになってきましたね!個人情報取り扱いなどには充分注意しながらWithコロナでも安心安全の働き方を目指しましょう!

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